Świat rozwija się nieustannie, zmieniając się w globalną wioskę, zatem nie dziwnym jest fakt współpracy w kręgu multikulturowym. Znane wszystkim przysłowie „Co kraj to obyczaj” jasno głosi, że występują odmienności między krajami, w tym – kulturowe. Jak zatem współpracować z fińskim kontrahentem? Chociaż Polska i Finlandia znajdują się stosunkowo bliskiej odległości geograficznej to mentalność, relacje międzyludzkie, podejście do spraw codziennych czy temperament znacznie różnią się od tych stosowanych w naszym kraju.
Brak wiedzy o występujących różnicach kulturowych i ich respektowania, szczególnie w sferze biznesowej może mieć negatywny wpływ już w pierwszych fazach współpracy lub w późniejszych etapach negocjacji. Warto zadać sobie pytanie – o czym należy pamiętać rozpoczynając współpracę biznesową z fińskim kontrahentem? Czy kultura ma wpływ na biznes? Poznaj kluczowe zasady, aby bezkonfliktowo porozumiewać się ze skandynawskim partnerem biznesowym.
Złota zasada: punktualność
Finowie za godną uwagi i wiarygodną osobę uważają kogoś kto przestrzega zasad punktualności. Nie uznają polskiego przysłowiowego kwadransa akademickiego. Przybycie na czas, a nawet kilka minut przed jest oznaką szacunku oraz dodatkowym atutem podczas prowadzenia negocjacji.
Każde nieusprawiedliwione spóźnienie wiąże się z niekorzystnym spojrzeniem na partnera. Mimo, iż spotkanie zostało zaplanowane na 8 godzinę, a rozpoczęte kilka minut po czasie to i tak zakończy się o ustalonej godzinie, ponieważ Finowie pracują „jak w zegarku”, zgodnie z zaplanowanym harmonogramem.
Nie powinien dziwić nas fakt, że jeśli chcemy umówić się na spotkanie ze skandynawskim partnerem powinniśmy to zrobić nawet z miesięcznym wyprzedzeniem, aby móc się odpowiednio przygotować, a przede zaplanować inne aktywności w celu punktualnego dotarcia na owe spotkanie.
Statyczne podejście do interesów
Na początku współpracy Finowie są bardzo powściągliwi. Cenią sobie merytoryczną, rzeczową komunikację. Podczas prezentacji siedzą w skupieniu, sprawiając niejednoznaczne wrażenie dla mówcy czy poruszany temat został przez nich w pełni zrozumiany lub czy są nim zainteresowani. Wymagają otrzymania konkretnych i wyczerpujących na dany temat informacji.
Wyrażają się w spokojny sposób, często unikając kontaktu wzrokowego z rozmówcą. Preferują e-mailową komunikację w celu wymiany kilku kluczowych zdań. Finowie nie praktykują publicznego wyrażania uczuć, zatem nie zareagują od razu entuzjastycznie na proponowane im oferty oraz nie radzą sobie z krytyką. Istotne czynniki stanowią prostota i bezpośredniość w dalszych kontaktach, a zbyt przesadzona serdeczność lub stosowanie tytułów zawodowych nie są mile widziane.
Ważna jest informacja, a nie kto ją przekazuje.
Spotkania biznesowe – zapraszam Panią/Pana do sauny…
Budowanie relacji biznesowych to ważny etap w drodze do sukcesu. Fińskim zwyczajem jest zapraszanie partnera do …sauny, z którego należy skorzystać. Saunę uważa się za narodowy symbol Finlandii, a odrzucenie propozycji to okazanie braku szacunku wobec partnera.
Nie istnieje pisana reguła korzystania z sauny nago, lecz osoby przychodzące w stroju kąpielowym lub owinięte ręcznikiem są rzadkością. Należy zatem wyzbyć się skrępowania i poczuć swobodę w intymnym otoczeniu, kierując się zasadą „co w saunie, zostaje w saunie”.
Dla rozluźnienia podczas rozmów warto poruszać łagodne tematy z zakresu sportów zimowych, ze względu na liczne skandynawskie osiągnięcia w tym obszarze, a unikać konfliktowych kwestii dotyczących polityki, religii oraz życia zawodowego.
Negocjacje
Negocjacje z fińskim partnerem zwykle trwają krótko, lecz nie należy wymagać od nich decyzji w trybie tu i teraz. Finowie od pierwszego etapu współpracy są bezpośredni i na bieżąco zadają pytania w razie wątpliwości. Luźne pogawędki należą do rzadkości. Nie dbają o odpowiednią atmosferę lecz o rzeczową rozmowę. Nie przerywają swojemu rozmówcy, a podczas własnych wypowiedzi nie zbaczają z tematu dodając niezwiązane z interesami biznesowymi sprawy.
Dbają o to by jak najszybciej osiągnąć założony w umowie cel. Targowanie się to nieznana dla nich sztuka, zazwyczaj złożona oferta jest jedna i końcowa. Wynika to z faktu uczciwej kalkulacji marży i pozostałych kosztów, na podstawie której ustalają rzetelną cenę.
Podsumowując powyższe informacje fiński styl zarządzania oparty jest na osiągnięciu założonego celu oraz wykonaniu danego zadania, w przeciwieństwie do polskiego, w którym kładziony jest nacisk na wzajemne relacje. Kluczową rolę odgrywa bezpośrednia komunikacja i merytoryczna rozmowa bez zbędnych niuansów.
Skandynawski partner pozostaje statyczny podczas współpracy i nie okazuje żadnych emocji, dlatego trudno go zrozumieć. Reprezentuje formalny styl prowadzenia biznesu, przestrzegając nienagannej zasady punktualności. Każdy to zamierza rozpocząć współpracę biznesową z fińskim przedstawicielem powinien zapoznać się z występującymi różnicami w tej sferze oraz w jak największym stopniu je zaakceptować.